Sygnalista – zgłaszanie nieprawidłowości (naruszeń prawa)

Co należy rozumieć pod pojęciem nieprawidłowości?

Rozumie się przez to stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne. Jest to również każde działanie czy zaniechanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne.

Przez nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje mogące świadczyć o:

– podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego,

– niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień,

– niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach;

– nieprawidłowościach w organizacji działalności Szkoły, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu
   zabronionego lub wyrządzenia szkody Szkole;

– naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Szkole

Kogo może dotyczyć zgłoszenie nieprawidłowości?

Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:

– podmiotów powiązanych ze Szkołą

– osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Szkoły

– pracowników Szkoły, w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz

– podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał

  w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze Szkołą

– pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy
  niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez
  tego przedsiębiorcę ze Szkołą

Kto może być sygnalistą (osobą zgłaszającą nieprawidłowości)?

– zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe;

– status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do
  przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze
  pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego

– decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia

– decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia

– jeśli Zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie potwierdza
   przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;

Jak zgłosić przypadki nieprawidłowości?

Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazane z wykorzystaniem formularza (do pobrania jako załącznik):

– osobiście u osoby odpowiedzialnej za zarządzanie zgłoszeniami (Koordynator ds. Zgłoszeń pok. nr 2)

– pocztą tradycyjną na adres: ul Solna 12, 61-736 Poznań

– pocztą elektroniczną, email: sygnalista@muzycznanasolnej.pl

Co powinno zawierać zgłoszenie?

zgłoszenie nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje

– datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji
  o nieprawidłowości

– opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości

– wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości

– wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości

– wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne
  w procesie rozpatrywania nieprawidłowości

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Jak Szkoła chroni Sygnalistów (osoby zgłaszające nieprawidłowości)?

– w Szkole obowiązuje bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej
  nieprawidłowości (Sygnalisty) również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej
  wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała
  miejsca

– Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami

  niesprawiedliwego traktowania

– niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą wyłącznie
  w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości

– ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem nieprawidłowości;
Co w przypadku fałszywego zgłoszenia?

– zgłoszenie nie prawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze,

– zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości;

– w przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, albo w toku postępowania wyjaśniającego,
   iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący

   pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu
   Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych
   obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia

– w przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Szkoły usługi lub dostarczającego towary, na
   podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować
   może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami

– niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia
   nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Szkoły w związku z fałszywym zgłoszeniem.

Więcej informacji dotyczących procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń znajduje się w zarządzeniu nr 4/2024 Dyrektora Poznańskiej Ogólnokształcącej Szkoły Muzycznej II stopnia, im. M. Karłowicza w Poznaniu w sprawie wdrożenia Procedury dokonywania zgłoszeń przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń oraz Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.